La inauguración de un negocio o empresa es uno de los momentos claves en su ciclo vital. Después de un duro tiempo de planificación, papeleos, preparativos y dificultades superadas llega el ansiado momento de la apertura.

Podemos tener la tentación de no complicarnos la vida y celebrar una pequeña fiesta para amigos y familiares. Desde Social Eventos te recomendamos que aproveches este momento tan destacado para organizar un evento con impacto.

Piensa por ejemplo en la expectación que se crea cuando Apple lanza un nuevo producto o cuando HBO anuncia una nueva temporada de Juego de Tronos. Aunque nuestro proyecto no sea comparable, seguro que nos interesa tener el mayor impacto posible en nuestro nicho de mercado, sea pequeño o grande.

Ese momento inicial de un negocio, ya genera un interés por sí solo que debemos aprovechar.

Por eso, en esta entrada te vamos a dar una serie de ideas para la inauguración de un negocio, aprovechando como ejemplo el evento que organizamos para la tienda Lolas Córdoba el 12 de abril de 2019.

¿Cómo organizar la inauguración de un negocio?

En la organización de cualquier evento de empresa se debe seguir generalmente el mismo esquema, que explicamos con detalle en esta entrada. Hoy nos centraremos en ofreceros ideas para la inauguración.

1) Definir los objetivos del evento de inauguración

La primera fase de cualquier evento de empresa, si se quiere hacer desde un punto de vista profesional, es la definición de objetivos.

Una inauguración puede organizarse como un evento público, en el que tiene cabida todo el que se acerque, o bien privado, para unos invitados concretos. Todos los elementos que formen parte del evento van a depender de los objetivos que te plantees, y para esto se requiere un periodo de reflexión en el que nos preguntemos qué es lo que más nos interesa.

Los objetivos deben ser SMART: eSpecíficos. Medibles. Alcanzables. Realizables. acotados en el Tiempo.

Para la inauguración de un negocio algunas posibilidades serían las siguientes:

• Dar a conocer el negocio. servicio o producto.
• Captar clientes potenciales
• Atraer público general
• Conseguir ventas
• Aumentar seguidores e impacto en redes sociales
• Fomentar las relaciones con los negocios cercanos, con los proveedores, con los vecinos, con las instituciones..
• Etc..

Cada objetivo deberá concretarse lo máximo posible. Esto permitirá definir la estrategia más adecuada para conseguirlo, así como comprobar si se ha logrado.

2) El Presupuesto

Realizar un evento de inauguración de un negocio, como cualquier actividad promocional, supone una inversión con la intención de recoger beneficios más adelante.

No se trata de definir una cifra concreta, sino más bien de establecer un intervalo realista de lo que podemos gastar. Esta referencia es crucial para posteriormente establecer prioridades en función de los objetivos que nos hayamos marcado, ya que si hay que prescindir de algún elemento, es preferible que sea lo menos importante.

Un organizador de eventos puede ayudarnos a definir las prioridades y tiene la capacidad de conseguir más por menos por su experiencia y conocimiento de los proveedores.

En el caso de utilizar ofertas o descuentos para atraer público y/o conseguir ventas, debe incluirse en el presupuesto.

3) El Espacio

Es importante escoger el lugar idóneo para conseguir los objetivos marcados, dependiendo del tipo de empresa que se inaugure.

En negocios donde se realiza una venta directa al público o se atiende personalmente a los clientes, lo ideal es realizar la inauguración en el mismo local u oficina. Es el caso de nuestro ejemplo: al ser «Lolas» una tienda de moda con venta directa al público, el espacio elegido fue la propia tienda.

En cambio, en determinadas empresas en las que no es relevante dar a conocer su ubicación, puede resultar interesante escoger espacios específicos de eventos. Si «Lolas» sólo se dedicara a la venta online y su espacio físico fuera un almacén, tendría poco sentido realizar la inauguración allí.

4) El Tiempo

Si queremos que nuestro público objetivo acuda al evento, debemos facilitarles las cosas.

Es fundamental comprobar que la fecha elegida no coincide con otros eventos que haya en nuestra ciudad y compitan con el nuestro. También es importante tener en cuenta el día de la semana en función del perfil de público asistente.

De la misma forma hay que considerar el horario para evitar que nuestros invitados estén trabajando a esa hora.

En nuestro ejemplo, escogimos el viernes 12 de abril, justo el día en que empezó la Semana Santa, pero antes de que la gente se comenzara a ir de viaje y, sobre todo, de que hubiera procesiones. El horario, un viernes de 20:00 a 23:00, evitaba que los invitados pudieran estar realizando otras tareas que les impidieran asistir.

5) El Público Objetivo

Dependiendo de los objetivos que nos hayamos marcado, las características de nuestro negocio, el espacio escogido y el presupuesto, optaremos por un evento privado de lista cerrada o un evento público.

Por ejemplo, si lo que nos interesa es inaugurar con un amplio número de ventas, nos dirigiremos a todos nuestros clientes potenciales desarrollando un evento abierto en el que atraigamos a la gente con ofertas y descuentos.

En cambio, si nuestro negocio es más exclusivo, existen limitaciones de espacio, o la intención es tratar muy bien a unos clientes potenciales seleccionados elegiremos un evento privado. En este caso lo más importante es la selección de los invitados. Deberemos elaborar unas invitaciones y confirmar la asistencia con antelación, para ajustar con la mayor precisión posible toda la logística del evento.

En nuestro ejemplo se realizó un evento privado con lista de invitados. Aquí también es muy útil un organizador de eventos por su experiencia y contactos.

6) El Diseño de la inauguración

Una vez que tenemos claros los objetivos, el presupuesto, el espacio, el tiempo y el público objetivo, hay que diseñar un evento que nos permita conseguirlos. Es fundamental relacionar los actos que se desarrollen con el servicio o producto que ofreces.

Así , el acto principal del evento debe ser el protagonista y actuará como hilo conductor, mientras que los elementos secundarios servirán para complementar el principal, reforzar la imagen de marca y conseguir crear una experiencia para los invitados.

A continuación os explicamos cómo fue el diseño del evento de inauguración de «Lolas».

En la inauguración de Lolas optamos por recrear una pasarela de moda en la puerta del establecimiento como hilo conductor. De esta forma se consigue llamar la atención de los viandantes, mostrar el producto y dotar de sentido al evento de inauguración.

Es muy importante que el acto principal del evento esté en consonancia con el tipo de empresa o negocio que se inaugure, o bien con los valores o ideas que se quieran relacionar con la marca. En algunas ocasiones, como en nuestro ejemplo, se apreciará claramente la relación y en otras será más sutil.

Lo importante es que el evento se diseñe con la intención de lograr unos objetivos y que los diferentes actos se configuren y ordenen para conseguir tal fin. Añadir elementos sin un motivo carece de sentido.

Los eventos que se convierten en experiencias para los asistentes, suelen llegar a ellos a través de los sentidos. Uno de los que no podemos dejar de estimular es el gusto.

Procuraremos ajustar las cantidades del catering al tipo de acto que estamos celebrando. No se trata de dar de comer a los invitados como en una boda, sino de ofrecer algo ligero y rico, tratando de que sea acorde a la imagen de la marca.

En todo momento buscamos asociar las buenas sensaciones que generamos, con el servicio o producto que ofrecemos.

La música no puede faltar en un evento. Con ella tratamos de conquistar a nuestros invitados a través del oído.

Según el tipo de inauguración, podemos optar por la contratación de músicos profesionales, grupo, solista, DJ o seleccionar nosotros mismos la música ambiente, según el presupuesto del que dispongamos.

En nuestro ejemplo, queríamos que este elemento secundario no destacara sobre el resto, sino que aportara diferentes matices a cada momento del evento. Para ello optamos por la contratación de un DJ, que aportó una mayor intensidad musical durante los pases de las modelos y un ambiente neutro, de fondo, durante el resto del evento.

Además, una speaker se encargó de presentar el evento y explicar los diferentes modelos que se lucieron en la pasarela.

Para conseguir que la inauguración tenga proyección más allá del día del evento, es fundamental disponer de material fotográfico y/o vídeo.

Si el presupuesto lo permite lo ideal es contratar un profesional que capte los momentos más importantes con su cámara. Si no es posible, podéis encargaros vosotros mismos o alguien cercano, aunque el resultado obviamente va a ser de menor calidad.

En este tipo de eventos es frecuente reservar un espacio para el photocall. Se puede realizar de diferentes materiales y con el diseño que más nos interese. Si disponéis de tiempo y se os da bien, también podéis crear el espacio vosotros. En nuestra inauguración pensamos.. ¿qué mejor photocall que la propia tienda? Así que decidimos no crear otro espacio diferente y aprovechar el escaparate y el rótulo de «Lolas».

Si se dispone de presupuesto, nos podemos plantear realizar un anuncio en prensa o radio local. Otra opción es invitar al evento a periodistas del sector.

Para multiplicar la difusión de la inauguración y conseguir más impacto en redes sociales se debe valorar invitar a personalidades, bloggers, instagramers y personas influyentes en el sector de negocio en el que nos movemos.

En nuestra inauguración contamos con la presencia tanto de Nani Gaitán, como de la blogger e instagramer Miss Calaveras, a las que agradecemos enormemente que nos acompañaran.

Es muy recomendable generar contenido sobre la inauguración antes, durante y después del evento.

7) Producción del evento

Llegó el día. Todo lo que hemos diseñado y gestionado previamente se debe plasmar en el evento.

Para que la inauguración de un negocio transcurra según lo previsto es fundamental una correcta y minuciosa planificación, incluyendo los detalles más insignificantes. Te aconsejamos elaborar un Programa del Evento (PDE) en el que incluyas el cronograma y todos los elementos que van a ir entrando en escena.

Es importante realizar el montaje con margen suficiente para poder solucionar imprevistos de última hora.

Llegada la hora de inicio deberemos diferenciar 3 fases: recepción, desarrollo y cierre.

En el vídeo os mostramos un resumen del evento de inauguración de «Lolas Córdoba». Esperamos que os guste.

8) Post-Evento

Una vez finalizado el evento son tres la tareas principales a realizar:

1. Difusión: mediante la generación de contenidos que nos permitan prolongar el evento en el tiempo.
2. Feedback: revisión del trabajo realizado a nivel interno, con los proveedores, con el cliente y los invitados.
3. Resultados: nivel de consecución de los objetivos que nos planteamos al inicio.

Pretendíamos esbozar unas ideas para la inauguración de un negocio y al final nos ha quedado un post bastante completo, ¿verdad?

Por supuesto, para cualquier consulta o si os estáis planteando realizar un evento de este tipo, podéis escribirnos aquí o bien llamarnos al 672 950 800. Estaremos encantad@s de atenderos.