CÓMO ORGANIZAR EVENTOS DE EMPRESA

Evento García Cano. Rocío Sánchez
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Claves para organizar eventos de empresa

Quizá te estés preguntando cómo organizar eventos de empresa y hayas llegado a esta página del blog de Social Eventos. Trataremos de darte una serie de claves que nos parecen importantes a partir de dos casos reales

1. Termosolar Guzmán (TG): Visita a las instalaciones de la empresa

2. Exclusivas García Cano (EGC): Presentación de producto

A) Diseño y planificación de eventos de empresa

Los objetivos

Antes de explicaros cómo organizar un evento de empresa lo fundamental es tener claro los objetivos que se pretenden conseguir.

Para ello te recomendamos que utilices objetivos SMART, un acrónimo en inglés que define sus características más adecuadas:

  • (S) Específicos
  • (M) Medibles
  • (A) Alcanzables
  • (R) Realizables
  • y por último (T) acotados en el Tiempo.

No siempre el cliente tiene claros los objetivos ni los transmite, pero para el organizador de eventos es fundamental conocerlos. Esto puede variar en aquellos casos en los que es el personal de la empresa el que lleva el peso de la organización y se nos contrata como un gestor de proveedores y servicios.

En nuestro ejemplo:

TG: El diseño del evento, los objetivos y el peso de la organización ya venía establecido por parte de la empresa. Para nosotros: Seleccionar y coordinar de manera eficaz a los proveedores. Asegurar apoyo técnico durante el evento. Resolver las incidencias operativas durante los preparativos y el desarrollo.

EGC: Incrementar el grado de conocimiento de la empresa en el sector hostelería. Mejorar la imagen de marca. Presentar unos productos concretos como estrategia para incrementar la penetración de mercado. Aumentar el número de clientes. Aumentar el número de ventas. Es importante reflejar cifras concretas o porcentajes objetivo.

El diseño

Para poder realizar un diseño adecuado del evento es necesario haber realizado la fase previa de definición de objetivos. Si no sabes lo que quieres conseguir, difícilmente podrás idear la forma de llevarlo a cabo.

Puede haber clientes que sepan lo que quieren, pero no cómo realizarlo, precisando de un diseño completo por parte del organizador.  En otras ocasiones el formato del evento ya viene establecido, por lo que sólo podremos matizar aspectos concretos susceptibles de mejora y, sobre todo, asesorar en la fase de planificación operativa.

En nuestro ejemplo ambos eventos estaban ya pre-diseñados, precisando una participación más activa por nuestra parte en el de EGC.

El espacio

Más allá de las limitaciones que supone la falta de espacios (“venue” en inglés) en la localidad donde desarrolles tu actividad, es importante escoger un lugar idóneo para conseguir los objetivos marcados.

En nuestro ejemplo:

TG: Si el evento consiste en dar a conocer la empresa a determinado público objetivo, lo ideal es realizarlo en las propias instalaciones de la empresa. En este caso se habilitó una sala para realizar una exposición inicial, seguido de una ruta por diferentes áreas de la central termosolar donde se iba explicando el funcionamiento de la misma para terminar con un coffe break en otra sala.

Cómo organizar eventos de empresa. Sala de exposición  Cómo organizar eventos de empresa. Vista a las instalaciones  Cómo organizar eventos de empresa. Coffee break

EGC: En este evento, al ser el público objetivo profesionales del sector hostelero donde existe competencia, era fundamental realizarlo en un espacio neutro, que no estuviera asociado a ninguno de los invitados, por lo que elegimos un lugar con esas características: La Pérgola.

La_Pergola

 

El tiempo

Con el tiempo nos referimos tanto a la fecha de celebración como a los horarios de desarrollo.

Cómo organizar eventos de empresa. Fecha  Cómo organizar eventos de empresa. Horario

Si queremos que nuestro público objetivo acuda al evento debemos adaptarnos y facilitarles las cosas. Fundamental no coincidir con otro evento simultáneo de igual o mayor envergadura.

TG: En este caso la fecha estaba acordada de antemano con los invitados. En un evento realizado en  instalaciones propias lo fundamental es que no interfiera con la actividad de la misma (por ejemplo no coincidir con una época de mayor producción, tareas de mantenimiento, etc..) para que podamos implicar a todo el personal.

EGC: Si el público objetivo son hosteleros, ¿harías el evento un fin de semana o en época de comuniones? Evidentemente no. La fecha elegida fue 24 y 25 de septiembre, lunes y martes, aprovechando las jornadas de descanso habituales en el sector. Por otro lado, adaptándonos al espacio, que permitía 50 invitados por sesión, realizamos 4 pases: mediodía y noche, dividiendo a los invitados en cada turno.

El público objetivo

Se trata de a quién pretendes llegar con el evento. Dirás: “a los máximos posibles”. Pero, como muchas otras cosas en la vida, aquí también “menos, es más”. Al igual que en la venta de productos, cuanto más y mejor selecciones al público objetivo, mejores resultados obtendrás, que en realidad es lo que buscas con el evento ¿o no?

Un concepto que no se te puede olvidar es el ROI (Return On Investment), o retorno de la inversión que obtienes al realizar un evento.

En nuestro ejemplo:

TG: Público muy concreto ya seleccionado por la empresa.

EGC: Aquí había dos vertientes. Por un lado, clientes propios a los que se quiere “premiar” con la invitación al evento al tiempo que se le presentan nuevos productos, y por otro, clientes nuevos que aportó Social Eventos, sumados a los captados por los comerciales de la empresa.

El equipamiento

Una vez diseñado el evento, elegido el espacio y valorado el equipamiento del que dispone, llega el momento de planificar qué nos va a hacer falta para culminarlo con éxito.

Cómo organizar eventos de empresa. Termosolar GuzmánTG: En la empresa disponían de proyector y pantalla para la presentación, pero no de equipo de sonido, en este caso fue necesario contratar un atril, micrófonos y altavoces. Para la ruta o visita por las instalaciones se contrataron atriles expositivos para las paradas establecidas. Enara con logos corporativos. Por último, equipamiento de hostelería para el coffee break.

 

Cómo organizar eventos de empresa. García Cano

 

EGC: El espacio aportaba una máquina de refrigeración y equipo de sonido. Se contrató una segunda máquina, proyector y pantalla trípode, todo el menaje para el servicio: mesas, sillas, mantelería, platos, fuentes, copas, vasos, bandejas, jarras, plancha de cocinado, etc.. Estructura publicitaria tipo roll up.

 

 

Los proveedores

Uno de los aspectos más beneficiosos de contratar un organizador de eventos es el valor añadido que aporta con los proveedores. Es un factor determinante ya que no es lo mismo buscar un proveedor, cerrar un presupuesto y cruzar los dedos para que vaya bien, que conocer perfectamente quién puede darte el servicio que necesitas a un precio competitivo y con una capacidad de resolución óptima.

Por otro lado, si como empresa contratas en una ocasión un determinado servicio, el nivel de implicación del proveedor es mucho menor que si lo contratas varias veces al año como hace una empresa de eventos.

En nuestro ejemplo:

TG: Diseño gráfico e impresión de enara y dossier de presentación. Catering para el coffee break. Sonorización. Atriles. Impresión mapas. Traductores simultáneos.  Atriles expositivos.

EGC: Espacio. Máquina de refrigeración. Proyector y pantalla con técnico de montaje. Menaje catering. Plancha cocina . Mobiliario. Catering bebida y camareros de servicio. Roll up publicitario

El briefing y la comunicación con el cliente

El punto partida de todo evento es el briefing con el cliente, ya que nos va a aportar datos sobre la empresa: antecedentes, mercado, objetivos, situación de partida, público objetivo, etc.. necesarios para definir objetivos y diseñar la estrategia.

Una vez que se pone en marcha el proyecto es fundamental mantener una comunicación constante con el cliente, ya que cada profesional hace bien aquello a lo que se dedica, y la gestión de la incertidumbre que genera la organización de un evento es complicada si no se tiene experiencia.

Cómo organizar eventos de empresa. Empatía y comunicación

 

 

 

 

 

 

Por ello, el soporte del organizador con el cliente es clave. Mantener el control, adelantarse a las incidencias con un plan B y manejar a todos los actores intervinientes de una manera eficaz, no es suficiente si no lo sabemos transmitir adecuadamente. Es necesario ser empático y generar confianza desde el primer momento.

Gestión de medios y difusión

Dependiendo del tipo de evento será o no necesario gestionar su difusión a través de los medios de comunicación y redes sociales.

Cómo organizar eventos de empresa. Social media

 

En nuestro ejemplo, ambos eventos tenían un público objetivo definido, por lo que no fue necesaria difusión previa.

En el caso de EGC, en el que era necesario captar a los invitados, se optó por un trato personal mediante invitaciones personalizadas, llamadas telefónicas y visitas.

 

B) Producción de eventos de empresa

La planificación

Para asegurar el éxito en la producción del evento es vital una adecuada planificación logística.

Todos los acuerdos con los proveedores deben estar cerrados en la fase inmediata anterior al evento y definir cuándo se llevarán los equipamientos al espacio elegido, quien se encarga de su recepción, dónde se colocan, cuándo debe llegar el personal contratado, su indumentaria, cómo deben organizarse…

Es importante disponer de un cronograma perfectamente definido del evento y de un plano de situación de los diferentes elementos a emplear.

El montaje

Esta fase incluye la disposición y colocación del mobiliario, equipos, materiales, elementos publicitarios, así como del personal que va a intervenir en el evento.

Es fundamental realizarlo con un margen de tiempo necesario para poder solucionar imprevistos de última hora: fallo de equipos, cambios de localización de elementos, averías, etc.. y siempre disponer de un plan B para cualquier eventualidad.

Montaje-Termosolar-Guzmán

TG: Apertura y colocación de enara. Montaje equipo de sonido, comprobación de atril amplificado y micrófonos. Comprobación del proyector. Disposición de la sala. Colocación de atriles de la visita. Preparación y montaje del coffee break.

Cómo organizar eventos de empresa. Montaje

EGC: Montaje y comprobación de equipo de sonido, proyector y máquinas de refrigeración. Montaje de mobiliario y menaje de sala y del punto de recepción. Montaje de equipamiento de cocina. Recepción de bebida y colocación en neveras. Disposición de azafatas, cocineros y camareros.

La recepción

Debemos cuidar la recepción de los invitados. La primera impresión va a condicionar la actitud de los mismos y su predisposición a lo que queremos transmitir.

Es fundamental ser impecables con los detalles, que marcarán la diferencia entre “un acto más” y “la experiencia” que queremos ofrecer.

La recepción dependerá del tipo de evento que estemos produciendo. Si es muy formal habrá que tener siempre en cuenta el protocolo indicado en cada caso. En eventos más informales dependerá de la imagen de marca que se quiera transmitir: cercanía y trato personal, afabilidad, exclusividad, distinción..

El desarrollo

Una vez disponemos de todos los materiales y el personal necesario para la ejecución del evento debemos tener perfectamente claro el cronograma del mismo y qué elementos van a ir interviniendo en cada fase.

La labor del organizador de eventos en esta fase alcanza su máxima expresión, por cuanto debe integrar la organización, el personal, los clientes y los invitados, que ya han pasado a formar parte de la actividad que se desarrolla.

La clave es tener controlado con antelación lo que podemos prever y tener capacidad de respuesta inmediata ante lo imprevisible:

  • Reacciones y feedback de los participantes
  • Imprevistos y posibles soluciones
  • Manejo de tiempos
  • Adaptabilidad en función del desarrollo…

TG: Fase de presentación en sala con medios audiovisuales. Ruta por la planta termosolar. Finalización con coffee break. Cierre.

EGC: Recepción de invitados, acomodación y distribución en la sala. Presentación del evento. Degustación de productos intercalada con exposición por parte del speaker y vídeos promocionales. Cierre.

El cierre

Al igual que la recepción, es importante cerrar el evento con un resumen de las ideas que queríamos trasmitir. Finalizaremos despidiendo y agradeciendo la participación de los invitados.

C) Post-producción de eventos de empresa

La difusión

Una vez concluido el evento en sí, la difusión nos permite obtener un efecto multiplicador de lo que queríamos transmitir. Esto lo podemos realizar mediante un reportaje fotográfico, vídeos, post resumen en la web, etc..

Se trata de generar contenidos que nos sirvan para prolongar el evento en el tiempo y dinamizar la interacción. Así podremos implementar la repercusión del mismo.

TG: Vídeo resumen del evento de Termosolar Guzmán pinchando aquí

EGC: Vídeo resumen del evento de Exclusivas García Cano pinchando aquí

El feedback

Significa retroalimentación, reacción, o información de vuelta.

Cómo organizar eventos de empresa. Feedback

Podemos distinguir 4 tipos:

  1. Interno: Es importante revisar nuestro trabajo para reforzar lo que hacemos bien y mejorar lo que es susceptible de ello.
  2. Proveedores: Una de las fortalezas de una empresa de eventos es su cartera de proveedores (suppliers o vendors). Cuánto más avanzada sea la relación con el proveedor mayor calidad podremos ofrecer a nuestro cliente.
  3. Cliente: Es fundamental recoger las impresiones que tiene respecto al evento aquel que nos ha contratado.
  4. Invitados: Aportarán información más fiable que si nos quedamos solo con nuestra valoración o la del cliente.

Los resultados

El apartado anterior nos da información de resultados cualitativos: satisfacción del cliente e invitados, asistencia lograda. También podemos medir el impacto tanto en medios de comunicación como en redes sociales.

Pero los resultados más importantes son los económicos. Como hemos señalado, un evento debe tener unos objetivos, que deben ser medibles, para así poder determinar el ROI.

En nuestro ejemplo hemos planteado evaluar los resultados del evento de EGC a los 3 meses.

 

Esperamos que os haya resultado interesante.

Podéis consultar los servicios que ofrecemos para empresas aquí y si queréis contactar con nosotros podéis hacerlo a través de este enlace .

¡Hasta la próxima entrada!

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