Organización de eventos seguros en Andalucía: prevención del coronavirus

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La organización de eventos seguros, garantizando las medidas de prevención del coronavirus (COVID-19) se ha convertido en todo un reto para el sector MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions) y de eventos en general.

Desde que allá por el mes de febrero de 2020 se cancelara en World Mobile Congress de Barcelona, el virus se ha llevado por delante la mayoría de los eventos de gran formato del mundo, obligando a una adaptación de toda la industria.

Tanto en eventos grandes como pequeños, se recomienda fomentar lo virtual (por ejemplo, los "eventos híbridos") y mejorar las medidas de prevención en los que incluyan presencia física.

En esta entrada nos proponemos aportar una serie de recomendaciones generales para la realización de eventos seguros en el contexto de la pandemia mundial por COVID-19, centrándonos en la normativa y situación concreta de Andalucía.

SITUACIÓN ACTUAL DEL CORONAVIRUS SARS-COV2

Coronavirus en España

Lo primero que hay que valorar en el momento en que nos planteamos realizar cualquier evento, es el nivel de riesgo que existe en el lugar donde se va a celebrar. Los recursos que te mostramos a continuación, a los que puedes acceder clicando en las imágenes, pueden darte una idea inicial de la situación en cada punto del país.

Incidencia acumulada y razón de tasas por Provincias

Curva epidémica y Número reproductivo por Comunidades

Curva epidémica y Número reproductivo por Provincias

  • INCIDENCIA ACUMULADA (IA): Es el nº de diagnósticos por 100.000 habitantes en un periodo de tiempo (1 semana). Ayuda a medir el riesgo que existe de contagiarse en este momento en un lugar determinado.
  • RAZÓN DE TASAS: Resultado de dividir la IA de esta semana entre la anterior. Si el valor es <1 es que la IA está disminuyendo.
  • CURVA EPIDÉMICA: número de casos diarios
  • NÚMERO REPRODUCTIVO BÁSICO INSTANTÁNEO (Rt): número promedio de casos secundarios que cada sujeto infectado puede llegar a contagiar en un tiempo.

Coronavirus en Andalucía

En el enlace de la imagen, la Consejería de Salud y Familias junto con el Instituto de Estadística y Cartografía de Andalucía (IECA), ofrecen información relevante y actualizada en cuanto a los casos confirmados por PCR en nuestra comunidad, gráficos de hospitalizaciones, ingresos en UCI y defunciones, así como desglose de datos por provincias, distritos sanitarios e incluso por cada municipio. Aquí podemos ver los referidos al coronavirus en Córdoba.

NORMATIVA APLICABLE EN EL SECTOR DE EVENTOS. CORONAVIRUS EN ANDALUCÍA

En el BOJA de 19 de junio de 2020 se establecen medidas preventivas en materia de salud pública para hacer frente a la crisis sanitaria provocada por el coronavirus (COVID-19), una vez superado el estado de alarma. Estas medidas sufrieron algunas modificaciones en el BOJA de 1 de septiembre de 2020, como consecuencia del incremento de los casos positivos.

A continuación resumimos los datos más importantes:

AFORO SALONES DE CELEBRACIONES

AFORO SALONES DE CELEBRACIONES

LÍMITE HORARIO EVENTOS

LÍMITE HORARIO EVENTOS

PERSONAS EN ESPACIOS AL AIRE LIBRE

PERSONAS EN ESPACIOS AL AIRE LIBRE

PERSONAS POR MESA

PERSONAS POR MESA

AFORO CONGRESOS Y EVENTOS EVENTOS MICE

AFORO CONGRESOS Y EVENTOS MICE

GRUPOS GUÍA TURÍSTICO

GRUPOS GUÍA TURÍSTICO

Personas espacios cerrados COVID19 Andalucía

PERSONAS EN LOS ESPACIOS CERRADOS

GRUPOS TURISMO ACTIVO

GRUPOS TURISMO ACTIVO

RECOMENDACIONES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS SEGUROS (CORONAVIRUS FREE)

INTRODUCCIÓN

  • El riesgo de contagio del virus es mayor en lugares donde se produce una alta concentración de personas en un mismo espacio y, aunque no se puede asegurar el riesgo cero, sí es posible reducir este riesgo al mínimo siguiendo una serie de recomendaciones.
  • El objetivo de estas medidas es proteger la seguridad y salubridad de los asistentes al evento, así como del personal que va a participar en su desarrollo.
Convención multitudinaria

MEDIDAS GENERALES

  • Las medidas generales de prevención del COVID19 se basan en el distanciamiento social, la higiene de manos frecuente y el efecto barrera de las mascarillas faciales.
  • Todos los asistentes y trabajadores deberán portar sus mascarillas, medida de carácter obligatorio en este momento. No se debe tocar la parte frontal al manipularla.

Mascarilla quirúrgica eventos

  • Facilitar puntos dispensadores de gel hidroalcohólico en los accesos, entradas a espacios cerrados, zonas comunes y baños.

gel hidroalcohólico eventos

  • Aumentar la limpieza continua y desinfección de espacios comunes, con especial atención a tiradores, pasamanos, botones o mamparas. Se utilizarán desinfectantes como diluciones de lejía al 1:50 o cualquier desinfectante autorizado con actividad virucida.
  • Aumentar la ventilación de los espacios cerrados, como mínimo diaria.
  • Establecer una recogida selectiva de residuos de tipo higiénico en zonas comunes, aseos y salida del recinto. Mascarillas y guantes usados deben depositarse en el cubo rojo, o en el gris en su defecto. Deben disponer de tapa, accionamiento no manual y bolsa interior. Aumentar la frecuencia de recogida.

  • Siempre que sea posible, los eventos deben realizarse al aire libre, ya que el riesgo de contagio se multiplica en espacios cerrados.
  • Se recomienda establecer circuitos diferenciados para la salida y entrada de personas, identificar puntos de posibles aglomeraciones y ordenar el flujo mediante adhesivos o marcadores perpendiculares al suelo, para evitar el cruce entre personas. Las barreras sólidas son generalmente mejores, pero limitan la flexibilidad.
  • Se recomienda evitar el flujo de dinero en metálico, realizando los pagos mediante tarjeta de crédito, móvil y sistemas cashless.
  • Para facilitar la labor de los rastreadores y el personal sanitario, es aconsejable disponer de una lista con los datos personales de los asistentes y el personal que participa en el evento, con el objeto de poder ser localizados fácilmente en caso de un eventual positivo.

RECOMENDACIONES RESPECTO AL PERSONAL

  • Los trabajadores deben recibir formación en prevención de riesgos laborales.
  • Mantener a distancia de seguridad en las reuniones de personal
  • Identificar a los trabajadores con mayor riesgo en caso de resultar contagiados, para adaptar su puesto.
  • Controles de temperatura y garantizar la higiene frecuente de manos y el uso de mascarillas.
  • Si necesitan cambiarse de ropa, se debe asegurar un espacio o aplicar turnos que permitan hacerlo manteniendo la distancia interpersonal. La ropa de trabajo debe lavarse a > 60ºC

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TRANSPORTE

  • Como norma general se recomienda el uso de transporte privado para los asistentes a los eventos.
  • Se aconseja habilitar espacios suficientes, adecuados y vigilados para el aparcamiento de los vehículos privados, la coordinación de la señalización adecuada de acceso y distribución ordenada de los vehículos, si es necesario, mediante personal auxiliar. Poner en conocimiento de los asistentes las facilidades aportadas para el estacionamiento recomendado.
  • Cuando se requiera el uso de autobuses se tendrá en cuenta lo siguiente: Bus eventos
    • La subida y bajada de viajeros se realizará por la puerta trasera, manteniendo una distancia mínima de 1 metro entre pasajeros.
    • La ocupación máxima del vehículo se reducirá en un 50% para mantener el distanciamiento, quedando al menos 1 asiento libre entre los pasajeros.
    • El conductor dispondrá de EPI acorde a su puesto de trabajo, facilitado por la empresa proveedora del servicio.

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CONTROL DE ACCESOS

  • Definir e informar de los puntos de acceso y salida previamente a la celebración del evento, así como gestionar el operativo de información y distribución del tráfico de personas.
  • Se recomienda establecer un punto de control de accesos en el que un controlador debidamente equipado con EPIs, control temperatura eventosrealizará mediciones de temperatura, para detectar los asistentes con Tª > 37,5ºC.
  • Para tal fin debe usarse un termómetro digital por infrarrojos, sin contacto físico.
  • Los EPIs del personal que realice el control deberían ser: mascarilla facial (a ser posible FFP2) y valorar pantalla facial o gafas protectoras.
  • Si se detecta algún caso por encima de esta cifra se procederá a aislar a la persona en un punto debidamente acondicionado para, pasados unos minutos, repetir la medición.
    • Si vuelve a ser mayor de 37,5ºC no se le permitirá el acceso al recinto y se activará el protocolo de asistencia sanitaria. Una opción es contratar este proceso con un proveedor de servicios médicos pero, también se puede hacer lo siguiente:
      • Si el asistente reside en la ciudad donde se celebra el evento: se recomendará aislamiento domiciliario y valoración de los síntomas a través de su centro de salud o seguro privado, para realización de PCR.
      • Residente fuera de la ciudad del evento: se recomendará aislamiento en el hotel y se efectuará una llamada al teléfono de atención para el COVID19 para seguir las indicaciones de realización de PCR. En caso de disponer de seguro privado se gestionará a través del mismo.
      • En ambos casos, si coexisten con la fiebre síntomas de gravedad (disnea, disminución de conciencia o incapacidad para desplazarse) se comentarán con el 061 para valorar asistencia médica in situ.

Teléfonos coronavirus Andalucía

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ENTREGA DE MATERIAL Y/O DE OBSEQUIOS A LOS ASISTENTES

  • Se debería promover la distribución de material de forma online previa al día del evento, incluidas las acreditaciones. Si se pretende entregar algún tipo de documentación in situ se recomienda utilizar códigos QR para descargarlos, evitando material impreso.
  • Si está previsto entregar a los asistentes algún tipo de obsequio, deben estar previamente desinfectados y se recomienda su vinculación con aspectos de protección, salubridad y cuidado del medio ambiente.
  • En caso de establecer puestos de atención a asistentes, el personal debe estar separado entre sí al menos 2 metros y se recomienda el uso, además de la mascarilla, de mamparas de protección entre el personal y los asistentes.

Distancia Secretaría técnica evento

  • La distancia de espera entre asistentes frente al puesto será de al menos 1 metro perimetral, proponiendo para ello la confección de filas tipo cremallera.

Distancia Filas espera eventos

  • Si la superficie del recinto lo permite, es aconsejable realizar marcas de seguridad en el suelo con adhesivos para facilitar el distanciamiento interpersonal, o bien con cartelería vertical si esto no es posible.adhesivos distancia eventos

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ACTOS DE PRESENTACIÓN, PONENCIAS O GALAS

  • Se recomienda tener preparada una escaleta de montaje, ensayo con las intervenciones y desmontaje para limitar el contacto personal durante las distintas fases del evento.
  • Asignar un responsable para organizar y supervisar los tiempos de montaje, interlocución con los ponentes, comunicación cliente-técnicos y coordinación de incidencias.
  • Se debería promover la entrega de material audiovisual mediante mail/nube/servicios de transferencia de archivos online  con suficiente antelación para evitar el movimiento de personas en la zona técnica, que incrementaría el riesgo.
  • Es recomendable una distancia mínima de 2 metros de seguridad entre los técnicos y los asistentes, así como entre técnicos, así como acotar las zonas técnicas.
Zona técnica eventos
Imagen de OPC España
  • Se desaconseja utilizar atriles fijos y en caso de usarlos, se deberán desinfectar entre ponentes. Si fuera necesario el uso de ordenador, dispondrá de un protector de plástico por ponente para su manipulación o desinfección tras cada uso. Lo mismo ocurre con los pasadores de diapositivas inalámbricos.
  • Es aconsejable el uso de un micrófono por ponente, su desinfección entre cada uso o disponer de cobertores desechables para los mismos.Cobertores micrófono eventos
En eventos en espacios exteriores:
    • Uso de pantallas o proyectores de alta luminosidad si luz natural diurna.
    • Instalación de amplificación de sonido acorde con los condicionantes acústicos.
    • Disponer de un plan B en caso de climatología desfavorable (lluvia o viento intenso), mediante carpas e instalaciones temporales o bien traslado al espacio interior.
    • Reforzar la señal WIFI mediante repetidores en caso de ser necesario.
Disposición de ponentes:
    • En el escenario deben situarse con una separación mínima de 1,5 metros.
    • Si están esperando varios para subir al escenario, se recomienda distancia perimetral de 1 metro.
Disposición de los espectadores:
    • 1,5 metros entre silla y silla

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VISITAS A INSTALACIONES

  • Respetar en todo momento el aforo permitido de los espacios a visitar. Se recomienda un máximo de 1 persona cada 2 m² de superficie total en salas de reuniones y otros espacios diáfanos.
  • Organizar las visitas en grupos reducidos que permitan mantener en todo momento la distancia de seguridad
  • Establecer circuitos separados de entrada y salida a las instalaciones.
  • Se utilizarán preferentemente las escaleras. Evitar el ascensor. Cuando sea necesario utilizarlo, su ocupación máxima será de 1 persona.

CIRCUITOS Y USO DE LOS BAÑOS

  • Debe definirse, comunicarse y controlarse el aforo a los baños de uso común.
    • La ocupación máxima de los aseos será de 1 persona para espacios de hasta 4m², salvo los casos de personas que precisen asistencia.
    • Para aseos de más de 4m² con más de 1 urinario, la ocupación máxima será del 50% del número de urinarios del aseo. Se debe mantener la distancia de seguridad.

Aseo público eventos

  • La circulación por el recinto será siempre con mascarilla y guardando la distancia de seguridad interpersonal. Se recomienda establecer circuitos diferenciados de entrada y salida y evitar los puntos de posibles aglomeraciones.

SERVICIO DE CATERING

  • Se recomienda priorizar los servicios de catering al aire libre siempre que sea posible.
  • Servicio de pie: Se recomienda limitar el aforo a 2/3 la capacidad de la sala.
  • Servicio cóctel: Se recomienda el distanciamiento entre mesas en al menos 2 metros y mantener la distancia entre comensales por mesa.
  • Se aconseja presentar los alimentos en formato individual, como norma general. Si se trata de un coffee break se recomienda el uso de porciones individuales, uso de comida estuchada y cafés o infusiones servidos en vasos desechables cerrados. Se debe evitar la disposición de productos sin cubrir por el riesgo de contaminación. En cuanto a almuerzos y cenas, se recomienda la presentación tipo pic-nic, emplatado presentado con campanas o servicio de buffet con protección de barrera transparente y servido por camareros con EPI adecuado.
  • Los camareros deben usar el EPI correspondiente y no quitárselo en ningún momento durante todo el servicio. Evitar tocarse la parte frontal de la mascarilla para colocarla.
  • Durante la celebración de servicio de catering se podrá prescindir de la mascarilla en las mesas, siendo necesario contemplar en todo momento la distancia de seguridad interpersonal y evitar deambular entre las mismas. El consumo de bebida y comida se hará exclusivamente en mesa.

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Eventos para particulares-Fiestas privadas

ACTUACIONES EN DIRECTO

  •  Cuando haya varios artistas de forma simultánea en el escenario, se deberá procurar mantener la distancia interpersonal de seguridad en el desarrollo del espectáculo.
  •  En los casos en que la naturaleza del trabajo no permita respetar la distancia interpersonal ni el uso de equipos de protección adecuados al nivel de riesgo, como es el caso de los actores y actrices, se atenderá a medidas de seguridad diseñadas para cada caso particular a partir de las recomendaciones de las autoridades sanitarias.
  • La distancia de seguridad entre el escenario, los técnicos de sonido y el público será de un mínimo de 2 metros.
  • Los artistas deben permanecer en el escenario y el público debe permanecer sentado.

ACTIVIDADES DE GUÍA TURÍSTICO

  • Las actividades de guía turístico se concertarán por cita previa, con un máximo de 20 personas.
  • Se evitará el tránsito por zonas susceptibles de generar aglomeraciones.
  • Se deben respetar las medidas que se establezcan en cada monumento o equipamiento cultural.
  • Mantener la distancia mínima de seguridad de 1,5 metros y la utilización de mascarillas.
  • Evitar el suministro de folletos o material impreso.
  • Las radioguías deben estar desinfectadas previamente.

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Aunque en nuestra página ya te hemos contado cómo organizar eventos de empresa, la pandemia mundial por el nuevo coronavirus SARS-CoV-2, ha obligado a toda la industria de eventos a adaptarse. Diferentes instituciones internacionales y de nuestro país han hecho un gran esfuerzo por emitir una serie de recomendaciones que nos ayuden a hacer nuestros eventos más seguros.

Hemos intentado resumir en esta guía aquellas que consideramos más importantes, así como centrar el foco en las medidas que se aplican actualmente en Andalucía. Esperamos que te haya resultado de utilidad.

A través de una correcta planificación y ejecución de las medidas recomendadas para prevenir la transmisión del COVID-19, podemos intentar reducir el riesgo al mínimo. Esperamos que entre todos podamos superar pronto esta pandemia.

Te dejamos más abajo la bibliografía que hemos utilizado para elaborar este post, por si quieres ampliarla.

Hasta la siguiente entrada y que tengáis una feliz semana..

BIBLIOGRAFÍA

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